Verður opið hjá ykkur á föstudaginn? Svanhildur Bogadóttir skrifar 2. mars 2023 07:00 Borgarstjórinn í Reykjavík, Dagur B. Eggertsson, hefur lagt fram tillögu í borgarráði um að Borgarskjalasafn Reykjavíkur verði lagt niður í núverandi mynd og mun borgarráð afgreiða hana fimmtudaginn 2. mars. Borgarskjalasafn mun ekki renna saman við Þjóðskjalasafn samkvæmt tillögunni, ekki sameinast, heldur verður Borgarskjalasafnið lagt niður og skjölum þess og verkefnum skipt á milli aðila, án þess að það liggi nánar fyrir og án þess að Borgarskjalasafn sjálft fái að koma þar að. Óljósar hugmyndir eru um að Borgarsögusafn taki við miðlun og útibú Borgarbókasafns taki við afgreiðslu úr skjölunum, þar á meðal oft flóknum aðgangi fræðimanna, flóknum leitum fyrir skrifstofur Ráðhúss og aðgangi að barnaverndarmálum. Engin tímalína liggur fyrir, engin greiningarvinna, engin verkefnaáætlun, engar tölur frá ríkinu um hvað pakkinn kosti. Eina tölurnar sem hafa komið fram er að borgin þurfti að borga fyrir sendiferðabíla og geymslugjald. Ekki er vitað hvort ríkið sé til í að taka við safninu og kosta verkefni þess. Fram hefur komið að borgarstjóri leggur fram tillöguna í sparnaðarskyni en starfsemi Borgarskjalasafns kostar um 175 milljónir af ári, þar af eru 60 milljónir húsaleiga til borgarinnar, tölvugjald til borgarinnar 7 milljón og laun tæplega 100 milljónir. Ekki er þá mikill afgangur. Borgaskjalasafn er ánægt í húsakynnum sínum í Grófarhúsi en borgin hefur samþykkt að safnið þurfi að flytja út úr húsinu til að rýma fyrir stærra bókasafni. Kostaður við nýtt húsnæði af þeim sökum er ekki hægt að skilgreina sem kostnað við skjalasafnið. Á Borgarskjalasafni starfa 11 sérfræðingar við sérhæfð verkefni, níu fastráðnir og tveir lausráðnir; sagnfræðingar, skjalfræðingur, upplýsingafræðingur, lögfræðingur, kerfisfræðingur og verkfræðingur. Þeir hafa mikla yfirsýn yfir borgarkerfið og safnkostinn og eru boðnir og búnir að aðstoða fræðimenn, almenning, borgarstofnanir og aðra. Þeir sinna fjölbreyttum verkefnum við að svara fyrirspurnum, veita borgarstofnunum ráðgjöf um skjalastjórn, skrá skjöl, ljósmynda, skanna, ákvarða með aðgang að trúnaðarupplýsingum, vinna að rafrænni langtímavarðveislu, sinna samskiptum við gefendum, miðla á vef safnsins, undirbúa sýningar, hafa eftirlit með skjalavörslu og svo mætti lengi telja. Safnið er á fullri ferð í stafrænni miðlun sem verður nú á nýjum vef, verið er að kortleggja og afgreiða tilkynningar um rafræn kerfi. Fyrstu vörsluskrár úr gagnakerfum fara að berast á þessu ári og síðan önnur í framhaldi af því. Ekki er vitað hvaða upplýsingar var stuðst við í greinargerð með tillögu borgarstjóra. Ekkert samráð hefur verið haft við borgarskjalavörð eða starfsmenn safnsins um tillöguna og borgarstjóri hefur ekki komið á fund starfsmanna til þess að skýra málið nánari og hvað taki við hjá þeim eftir að safnið hefur verið lagt niður. Borgarskjalavörður fékk fyrst að sjá tillögu um niðurlagningu safnsins 5 dögum eftir að hún var lögð fram. Leyndin sem hefur hvílt á tillögunni og öllum málatilbúningi hefur orðið til þess að skapa óvissu hjá starfsfólki Borgarskjalasafns, borgarstofnunum og almenningi. Fólk spyr starfsmenn hvað verði um okkur og skjölin. Borgarskjalasafn varðveitir skjöl um næstum alla Reykvíkinga, margt af því viðkvæmar upplýsingar. Það má ekki vera óvissa um hvað verði um skjölin og hvernig aðgangi að verði háttað. Þessi óvissa um framtíð safnsins hefur haft þau áhrif að fólk er nú hikandi við að afhenda skjöl sín til safnsins og óljóst er hvar einkaskjalasöfn endi eftir niðurlagningu safnsins. Í gegnum tíðina hafa sumir gefendur tekið fram afhendingu að þeir vilji ekki að skjölin fari á Þjóðskjalasafn eða önnur söfn. Að auki innihalda fjölmörg einkaskjalasöfn trúnaðarmál og gilda sérstök ákvæði um aðgang að þeim. Þar er til að mynda um að ræða skjalasafn Samtakanna ´78, Alnæmissamtökin og söfn stjórnmálamanna, þar sem geta verið viðkvæmar upplýsingar um einstaklinga sem lögfræðingur safnsins sér um afgreiðslu á. Mikilvægt er að skjölin umgangist sérfræðingar sem þekkja og geri sér grein fyrir trúnaði og löggjöf um aðgengi. Fréttaflutningur hefur haft þau áhrif að nokkrir gefendur skjala hafa haft samband við starfsmenn og kannað með að fá skjalasöfn til baka sem þeir afhentu. Þeir spyrja hvenær þeir eigi að koma í síðasta lagi. Við getum ekki svarað því. Starfsmenn hafa verið spurðir hvort safnið verði opið á föstudaginn ef borgarráð samþykkir tillögu um niðurlagningu. Starfsmenn hafa lent í því að vera spurðir hvort þeir hafi fengið uppsagnarbréf eða hvort von sé á því á föstudaginn. Það er óþægilegt að vita ekkert um tímalínu eða hvað framtíðin býr í skauti sér. Þetta snýst þó ekki eingöngu um okkur starfsmennina og framtíð okkar. Þetta snýst fyrst og fremst um skjölin sjálf og þá ábyrgð sem safnið ber á vörslu skjala og að almenningur hafi aðgang að þeim. Við erum alla daga að taka við skjölum og gefa loforð að varðveisla þeirra sé trygg hjá okkur og aðgangur hjá okkur sé í samræmi við lög. Þetta á bæði við um opinber skjöl og einkaskjalasöfn, jafnt viðskiptasamninga, barnaverndarmál, greiningargögn og einkaskjalasöfn sem fólk kemur með til okkar í þeirra trú, að það sé hægt að treysta okkur á Borgarskjalasafni. Skjalasafn þarf að vera stöðug stofnun sem fólk treystir. Það er borgarráð sem mun ákveða á fundi 2. mars hvort Borgarskjalasafnið verði lagt niður. Ákvörðunin er þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Reykjavík Borgarstjórn Söfn Lokun Borgarskjalasafns Mest lesið 40 ára ráðgáta leyst Arnór Bjarki Svarfdal Skoðun Stjórnlaust útlendingahatur Útlendingastofnunar Jón Frímann Jónsson Skoðun Kvenréttindi varða okkur öll - óháð kyni Rósa S. Sigurðardóttir Skoðun Innviðauppbygging og viðhald í Sveitarfélaginu Árborg Álfheiður Eymarsdóttir,Sveinn Ægir Birgisson Skoðun Jólin og börnin okkar: Að leggja áherslu á samveru frekar en gjafir Valgerður Bára Bárðardóttir Skoðun Af hverju hóflegan jöfnuð fremur en ójöfnuð? Guðmundur D. Haraldsson Skoðun Hverskonar frelsi vill Viðreisn? Reynir Böðvarsson Skoðun Sagnaarfur Biblíunnar – Móses og Martin Luther King Sigurvin Lárus Jónsson Skoðun Íslenskur útgerðarmaður, evrópsk verkakona Sigurgeir B. Kristgeirsson Skoðun Forvarnir og fyrirmyndir er á ábyrgð okkar allra Arnrún María Magnúsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Smábátar bjóða betur! Kjartan Páll Sveinsson skrifar Skoðun Eru vísindin á dagskrá? Eiríkur Steingrímsson,Margrét Helga Ögmundsdóttir,Erna Magnúsdóttir skrifar Skoðun Hverskonar frelsi vill Viðreisn? Reynir Böðvarsson skrifar Skoðun Tíminn til að njóta Þröstur V. Söring skrifar Skoðun Forvarnir og fyrirmyndir er á ábyrgð okkar allra Arnrún María Magnúsdóttir skrifar Skoðun Af hverju hóflegan jöfnuð fremur en ójöfnuð? Guðmundur D. Haraldsson skrifar Skoðun Sagnaarfur Biblíunnar – Móses og Martin Luther King Sigurvin Lárus Jónsson skrifar Skoðun Innviðauppbygging og viðhald í Sveitarfélaginu Árborg Álfheiður Eymarsdóttir,Sveinn Ægir Birgisson skrifar Skoðun Jólin og börnin okkar: Að leggja áherslu á samveru frekar en gjafir Valgerður Bára Bárðardóttir skrifar Skoðun Stjórnlaust útlendingahatur Útlendingastofnunar Jón Frímann Jónsson skrifar Skoðun 40 ára ráðgáta leyst Arnór Bjarki Svarfdal skrifar Skoðun Kvenréttindi varða okkur öll - óháð kyni Rósa S. Sigurðardóttir skrifar Skoðun Siðferði og ábyrgð – lykillinn að trausti Sigvaldi Einarsson skrifar Skoðun Áhrifaleysið – trúa menn því virkilega? Andrés Pétursson skrifar Skoðun Íslenskur útgerðarmaður, evrópsk verkakona Sigurgeir B. Kristgeirsson skrifar Skoðun Embættismenn og stjórnmálamenn 30 ára Pétur Berg Matthíasson skrifar Skoðun Sýrland í stuttu máli Omran Kassoumeh skrifar Skoðun Er Vernd einkarekið fangelsi í dulargervi áfangaheimilis? Ólafur Ágúst Hraundal skrifar Skoðun Eftirlifendur fá friðarverðlaun Andrés Ingi Jónsson skrifar Skoðun Við getum stöðvað kynbundið ofbeldi Hildur Guðbjörnsdóttir skrifar Skoðun Dýravelferð dýranna Árni Alfreðsson skrifar Skoðun Réttur kvenna til lífs Ólöf Embla Eyjólfsdóttir skrifar Skoðun Bílastæði eru hættulegri en þú heldur Hrefna Sigurjónsdóttir skrifar Skoðun Fimmtíu ár frá Kvennafrídeginum árið 2025 Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Framtíðarsýn skóla og frístundastarfs í Lauganes- og Langholtshverfi Árelía Eydís Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Getur rafmagnið lært af símanum? Sigurður Jóhannesson skrifar Skoðun „Fé fylgi sjúklingi – ný útfærsla“ Teitur Guðmundsson skrifar Skoðun Aðgengi og lífsgæði eldri borgara í stafrænni framtíð: Hvað getum við gert betur? Hildur María Friðriksdóttir skrifar Skoðun Loftslagsmál eru orkumál Nótt Thorberg skrifar Skoðun Lánakvótar opna á nýja möguleika í hagstjórn Hallgrímur Óskarsson skrifar Sjá meira
Borgarstjórinn í Reykjavík, Dagur B. Eggertsson, hefur lagt fram tillögu í borgarráði um að Borgarskjalasafn Reykjavíkur verði lagt niður í núverandi mynd og mun borgarráð afgreiða hana fimmtudaginn 2. mars. Borgarskjalasafn mun ekki renna saman við Þjóðskjalasafn samkvæmt tillögunni, ekki sameinast, heldur verður Borgarskjalasafnið lagt niður og skjölum þess og verkefnum skipt á milli aðila, án þess að það liggi nánar fyrir og án þess að Borgarskjalasafn sjálft fái að koma þar að. Óljósar hugmyndir eru um að Borgarsögusafn taki við miðlun og útibú Borgarbókasafns taki við afgreiðslu úr skjölunum, þar á meðal oft flóknum aðgangi fræðimanna, flóknum leitum fyrir skrifstofur Ráðhúss og aðgangi að barnaverndarmálum. Engin tímalína liggur fyrir, engin greiningarvinna, engin verkefnaáætlun, engar tölur frá ríkinu um hvað pakkinn kosti. Eina tölurnar sem hafa komið fram er að borgin þurfti að borga fyrir sendiferðabíla og geymslugjald. Ekki er vitað hvort ríkið sé til í að taka við safninu og kosta verkefni þess. Fram hefur komið að borgarstjóri leggur fram tillöguna í sparnaðarskyni en starfsemi Borgarskjalasafns kostar um 175 milljónir af ári, þar af eru 60 milljónir húsaleiga til borgarinnar, tölvugjald til borgarinnar 7 milljón og laun tæplega 100 milljónir. Ekki er þá mikill afgangur. Borgaskjalasafn er ánægt í húsakynnum sínum í Grófarhúsi en borgin hefur samþykkt að safnið þurfi að flytja út úr húsinu til að rýma fyrir stærra bókasafni. Kostaður við nýtt húsnæði af þeim sökum er ekki hægt að skilgreina sem kostnað við skjalasafnið. Á Borgarskjalasafni starfa 11 sérfræðingar við sérhæfð verkefni, níu fastráðnir og tveir lausráðnir; sagnfræðingar, skjalfræðingur, upplýsingafræðingur, lögfræðingur, kerfisfræðingur og verkfræðingur. Þeir hafa mikla yfirsýn yfir borgarkerfið og safnkostinn og eru boðnir og búnir að aðstoða fræðimenn, almenning, borgarstofnanir og aðra. Þeir sinna fjölbreyttum verkefnum við að svara fyrirspurnum, veita borgarstofnunum ráðgjöf um skjalastjórn, skrá skjöl, ljósmynda, skanna, ákvarða með aðgang að trúnaðarupplýsingum, vinna að rafrænni langtímavarðveislu, sinna samskiptum við gefendum, miðla á vef safnsins, undirbúa sýningar, hafa eftirlit með skjalavörslu og svo mætti lengi telja. Safnið er á fullri ferð í stafrænni miðlun sem verður nú á nýjum vef, verið er að kortleggja og afgreiða tilkynningar um rafræn kerfi. Fyrstu vörsluskrár úr gagnakerfum fara að berast á þessu ári og síðan önnur í framhaldi af því. Ekki er vitað hvaða upplýsingar var stuðst við í greinargerð með tillögu borgarstjóra. Ekkert samráð hefur verið haft við borgarskjalavörð eða starfsmenn safnsins um tillöguna og borgarstjóri hefur ekki komið á fund starfsmanna til þess að skýra málið nánari og hvað taki við hjá þeim eftir að safnið hefur verið lagt niður. Borgarskjalavörður fékk fyrst að sjá tillögu um niðurlagningu safnsins 5 dögum eftir að hún var lögð fram. Leyndin sem hefur hvílt á tillögunni og öllum málatilbúningi hefur orðið til þess að skapa óvissu hjá starfsfólki Borgarskjalasafns, borgarstofnunum og almenningi. Fólk spyr starfsmenn hvað verði um okkur og skjölin. Borgarskjalasafn varðveitir skjöl um næstum alla Reykvíkinga, margt af því viðkvæmar upplýsingar. Það má ekki vera óvissa um hvað verði um skjölin og hvernig aðgangi að verði háttað. Þessi óvissa um framtíð safnsins hefur haft þau áhrif að fólk er nú hikandi við að afhenda skjöl sín til safnsins og óljóst er hvar einkaskjalasöfn endi eftir niðurlagningu safnsins. Í gegnum tíðina hafa sumir gefendur tekið fram afhendingu að þeir vilji ekki að skjölin fari á Þjóðskjalasafn eða önnur söfn. Að auki innihalda fjölmörg einkaskjalasöfn trúnaðarmál og gilda sérstök ákvæði um aðgang að þeim. Þar er til að mynda um að ræða skjalasafn Samtakanna ´78, Alnæmissamtökin og söfn stjórnmálamanna, þar sem geta verið viðkvæmar upplýsingar um einstaklinga sem lögfræðingur safnsins sér um afgreiðslu á. Mikilvægt er að skjölin umgangist sérfræðingar sem þekkja og geri sér grein fyrir trúnaði og löggjöf um aðgengi. Fréttaflutningur hefur haft þau áhrif að nokkrir gefendur skjala hafa haft samband við starfsmenn og kannað með að fá skjalasöfn til baka sem þeir afhentu. Þeir spyrja hvenær þeir eigi að koma í síðasta lagi. Við getum ekki svarað því. Starfsmenn hafa verið spurðir hvort safnið verði opið á föstudaginn ef borgarráð samþykkir tillögu um niðurlagningu. Starfsmenn hafa lent í því að vera spurðir hvort þeir hafi fengið uppsagnarbréf eða hvort von sé á því á föstudaginn. Það er óþægilegt að vita ekkert um tímalínu eða hvað framtíðin býr í skauti sér. Þetta snýst þó ekki eingöngu um okkur starfsmennina og framtíð okkar. Þetta snýst fyrst og fremst um skjölin sjálf og þá ábyrgð sem safnið ber á vörslu skjala og að almenningur hafi aðgang að þeim. Við erum alla daga að taka við skjölum og gefa loforð að varðveisla þeirra sé trygg hjá okkur og aðgangur hjá okkur sé í samræmi við lög. Þetta á bæði við um opinber skjöl og einkaskjalasöfn, jafnt viðskiptasamninga, barnaverndarmál, greiningargögn og einkaskjalasöfn sem fólk kemur með til okkar í þeirra trú, að það sé hægt að treysta okkur á Borgarskjalasafni. Skjalasafn þarf að vera stöðug stofnun sem fólk treystir. Það er borgarráð sem mun ákveða á fundi 2. mars hvort Borgarskjalasafnið verði lagt niður. Ákvörðunin er þeirra. Höfundur er borgarskjalavörður.
Innviðauppbygging og viðhald í Sveitarfélaginu Árborg Álfheiður Eymarsdóttir,Sveinn Ægir Birgisson Skoðun
Jólin og börnin okkar: Að leggja áherslu á samveru frekar en gjafir Valgerður Bára Bárðardóttir Skoðun
Skoðun Eru vísindin á dagskrá? Eiríkur Steingrímsson,Margrét Helga Ögmundsdóttir,Erna Magnúsdóttir skrifar
Skoðun Innviðauppbygging og viðhald í Sveitarfélaginu Árborg Álfheiður Eymarsdóttir,Sveinn Ægir Birgisson skrifar
Skoðun Jólin og börnin okkar: Að leggja áherslu á samveru frekar en gjafir Valgerður Bára Bárðardóttir skrifar
Skoðun Framtíðarsýn skóla og frístundastarfs í Lauganes- og Langholtshverfi Árelía Eydís Guðmundsdóttir skrifar
Skoðun Aðgengi og lífsgæði eldri borgara í stafrænni framtíð: Hvað getum við gert betur? Hildur María Friðriksdóttir skrifar
Innviðauppbygging og viðhald í Sveitarfélaginu Árborg Álfheiður Eymarsdóttir,Sveinn Ægir Birgisson Skoðun
Jólin og börnin okkar: Að leggja áherslu á samveru frekar en gjafir Valgerður Bára Bárðardóttir Skoðun