Formlegt og óformlegt ferli í úttektum á eineltis- og áreitnimálum á vinnustöðum Andri Hrafn Sigurðsson skrifar 30. ágúst 2023 13:31 Formlegt ferli og óformlegt ferli, hvað þýðir þetta? Flest hafa eflaust heyrt um formlega málsmeðferð þegar farið er af stað með athugun á því hvort tilkynning eða kvörtun falli undir skilgreiningar á einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Formleg kvörtun getur verið skrifleg eða tilkynnt í samtali við stjórnanda eða mannauðsfólk. Í kjölfarið er viðkomandi starfsmanni tilkynnt um að formlegt ferli sé hafið. Í slíku ferli eru málsatvik könnuð og niðurstaða fengin, annað hvort innanhúss eða með aðstoð utanaðkomandi fagaðila. Önnur leið sem vinnustaðir bjóða gjarnan upp á er óformlegt ferli. Sú leið verður oftast fyrir valinu óski starfsmaður eftir trúnaði um kvörtunina eða þegar stjórnendur bregðast við án tilkynningar. Sé kvörtun óformleg felur hún ekki í sér sjálfkrafa úttekt á kvörtuninni. Þá ber vinnustaðnum eða þeim sem taka á móti kvörtuninni að taka afstöðu til þess hvort heimilt sé að verða við því skv. lögum. Ef unnt er að verða við ósk um óformlega málsmeðferð er hafist handa við að afla upplýsinga og veita stuðning, grípa til viðeigandi aðgerða í samráði við þann sem kvartar og tryggja eftirfylgni. Ef sá sem kvartar óskar eftir trúnaði og þess að vinnustaðurinn aðhafist ekki frekar, setur það stjórnendur í erfiðri stöðu, hvað á að gera við kvörtunina? Samkvæmt lögum bera stjórnendur og starfsfólk sameiginlega ábyrgð á að skapa og ýta undir jákvæða vinnustaðamenningu, þar sem fólki líður vel og gagnkvæm virðing ríkir. Stjórnendum ber að tryggja vinnuaðstæður sem lágmarka hættu á einelti, kynferðislegri eða kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Fjallað er um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni og ofbeldi á vinnustöðum (skammstafað EKKO) í reglugerð nr. 1009 frá 2015, tengt lögum um hollustuhætti á vinnustöðum nr. 46 frá 1980. Samtal og skilningur stjórnenda gagnvart starfsfólki sínu getur haft mikil áhrif á þann farveg sem kvörtun þolanda fer í. En einnig getur slíkt samtal bætt líðan, skapað öryggi og aðstoðað starfsfólk við að takast á við starfið og samskiptin á vinnustaðnum. Það er mikilvægt að stjórnendur bregðist við af festu þegar starfsfólk kvartar undan slíkum málum á vinnustaðnum og að það komi kvörtunum í réttan farveg. Slíkt eykur traust starfsfólks gagnvart vinnustaðnum auk þess sem það upplifir stuðning og bakland sinna stjórnenda. Þá treystir starfsmaðurinn því að hann hafi ákveðið bakland og stuðning, en fyrst og fremst að á hann sé hlustað. Það getur reynst snúið fyrir stjórnanda ef starfsmaður kvartar undan einelti en vill ekki koma fram undir nafni. Með hvaða hætti á þá að vinna málið áfram og eiga samtal við meintan geranda eða gerendur. Mér er minnisstætt þegar stjórnandi sagði við mig: ,,Þetta var erfið staða því ég þurfti að gera viðkomandi starfsmanni grein fyrir því að ef hann kæmi ekki fram undir nafni og ef ég mætti ekki taka málið áfram, væri í raun eins og viðkomandi starfsmaður hafi aldrei kvartað.“ Stjórnendum ber skylda til að bregðast við kvörtunum, sama í hvaða formi þær berast og þannig hlúa að starfsfólki og bættum starfsanda. Markmið með vinnuverndarlögum er að tryggja öruggt og heilsusamlegt starfsumhverfi og reglugerð 1009/2015 kveður enn frekar á um mikilvægi góðra sálfélagslegra vinnuaðstæðna. Til að stuðla að því er mikilvægt að formfast verklag sé til staðar sem öllum er ljóst á vinnustaðnum. Sér í lagi að starfsfólk sé meðvitað og upplýst um verklagsreglur varðandi einelti, kynferðislega og kynbundna áreitni og ofbeldi. Dagana 11.-13. október 2023 mun Líf og sál í samstarfi við prófessor Ståle Einarsen halda vinnustofu um hvernig má nálgast og bregðast við kvörtunum með faglegum hætti. Hefur þeirri nálgun verið snarað á íslensku sem staðreyndarannsókn. Vinnustofan er einkum ætluð stjórnendum og mannauðsfólki. Ståle Einarsen hefur birt fjölda greina og skrifað bækur um einelti og áreitni á vinnustöðum s.l. tuttugu ár. Þekktust er bókin Bullying and Harassment at the Workplace, en sú bók var gefin út í þriðja sinn árið 2020. Ståle stýrir hópi fagfólks sem rannsakar einelti á vinnustöðum við Bergen háskóla. Hann er einnig stofnfélagi International Association on Workplace Bullying and Harassment. Með Ståle koma hans nánustu samstarfsfélagar í rannsóknum og námskeiðshaldi, Karin Einarsen sem einnig er fræðimaður á þessi sviði í Bergen og Helge Hohe prófessor emeritus við háskólann í Manchester. Má segja að þessi hópur sé fremstur á Vesturlöndum í rannsóknum og kennslu í fræðunum. Þau hafa haldið fjölda námskeiða og fyrirlestra víðsvegar um lönd fyrir mannauðsfólk og úttektaraðila um sína nálgun. Starfsfólk Lífs og sálar hélt vinnustofu ásamt þessum frábæru fræðimönnum í vor ásamt góðum hópi mannauðsfólks og nú er komið að því að leyfa fleirum að njóta og fræðast um nýjustu rannsóknir og vinnubrögð í þessum málum. Það er mikilvægt að vandað sé til verka komi upp grunur eða kvartanir um einelti og áreitni. Með vönduðum vinnubrögðum má tryggja að málin séu sett í farveg þar sem gætt er hlutleysis og fagmennsku í nálgun og úrvinnslu. Höfundur er sálfræðingur hjá Líf og sál sálfræði- og ráðgjafastofu. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Vinnustaðurinn Vinnustaðamenning Mest lesið Kristrún, Þorgerður og Inga: Framtíð Íslands - Ykkar tími er komin! Gísli Hvanndal Jakobsson Skoðun Fyrstu jólin eftir ástvinamissi Anna Sigurðardóttir Skoðun Atvinnumál fatlaðra Ína Valsdóttir Skoðun „Þetta er ekki hægt, en það verður samt að gera þetta“ Arnar Þór Jónsson Skoðun Eldra fólk þarf Jóhann Pál sem félagsmálaráðherra – nema kannski þeir auðugustu Viðar Eggertsson Skoðun Mýtan um sæstreng! Andrés Pétursson Skoðun Milljónerí Hannes Örn Blandon Skoðun Hvað er borgaraleg pólitík? Guðjón Heiðar Pálsson Skoðun Bíp Bíp Bíp Ágúst Mogensen Skoðun Það er ekki nóg að vera klár stelpa/strákur/stálp Rakel Linda Kristjánsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Fyrstu jólin eftir ástvinamissi Anna Sigurðardóttir skrifar Skoðun Skyndihjálp: Lykillinn að öruggara samfélagi Hildur Vattnes Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Það er ekki nóg að vera klár stelpa/strákur/stálp Rakel Linda Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Kosningum lokið og hvað nú? Ólafur Ágúst Hraundal skrifar Skoðun „Þetta er ekki hægt, en það verður samt að gera þetta“ Arnar Þór Jónsson skrifar Skoðun Mýtan um sæstreng! Andrés Pétursson skrifar Skoðun Kvennaárið 2025 Drífa Snædal skrifar Skoðun Bíp Bíp Bíp Ágúst Mogensen skrifar Skoðun Samviskufrelsi heilbrigðisstarfsmanna ekki vandamál þegar kemur að dánaraðstoð Ingrid Kuhlman skrifar Skoðun Milljónerí Hannes Örn Blandon skrifar Skoðun Jólaskreytingafyllerí: Eru takmörk fyrir því hversu langt má ganga í jólaskreytingum? Hildur Ýr Viðarsdóttir skrifar Skoðun Hvað er borgaraleg pólitík? Guðjón Heiðar Pálsson skrifar Skoðun Ríkisstjórn verðmætasköpunar Sigríður Mogensen skrifar Skoðun Þorlákshöfn - byggð á tímamótum Anna Kristín Karlsdóttir skrifar Skoðun Hagsmunamál fyrirtækjanna í stjórnarsáttmála Ólafur Stephensen skrifar Skoðun Er lausnin í leikskólamálum að grafa undan atvinnuþátttöku og jafnrétti? Ástþór Jón Ragnheiðarson skrifar Skoðun Lýðræði hinna sterku Jón Páll Hreinsson skrifar Skoðun Bleikir hvolpar Darri Gunnarsson,Rósa Líf Darradóttir skrifar Skoðun Lifandi dauð! Kolbrún Halldórsdóttir skrifar Skoðun Það hafa allir sjötta skilningarvit Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Skoðun mín á alþingiskosningum 2024 Valgerður Bára Bárðardóttir skrifar Skoðun Kristrún, Þorgerður og Inga: Framtíð Íslands - Ykkar tími er komin! Gísli Hvanndal Jakobsson skrifar Skoðun Skautaíþróttir í Reykjavík í dauðafæri - kýlum á stækkun Skautahallarinnar Bjarni Helgason skrifar Skoðun Hlustið á fólkið í skólunum? Dóra Þorleifsdóttir skrifar Skoðun Mikilvægasta atkvæðið Kristbjörg Þórisdóttir skrifar Skoðun Nálgunarbann Fjölnir Sæmundsson,Sonja Ýr Þorbergsdóttir skrifar Skoðun Kosningasigur fyrir dýravernd Árni Stefán Árnason skrifar Skoðun Í morgun vöknuðum við á merkilegum tíma Silja Rún Friðriksdóttir skrifar Skoðun Hálft líf heimilislausra kvenna Kristín I. Pálsdóttir,Halldóra R. Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Snúum samfélagi af rangri leið Finnbjörn A. Hermansson skrifar Sjá meira
Formlegt ferli og óformlegt ferli, hvað þýðir þetta? Flest hafa eflaust heyrt um formlega málsmeðferð þegar farið er af stað með athugun á því hvort tilkynning eða kvörtun falli undir skilgreiningar á einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Formleg kvörtun getur verið skrifleg eða tilkynnt í samtali við stjórnanda eða mannauðsfólk. Í kjölfarið er viðkomandi starfsmanni tilkynnt um að formlegt ferli sé hafið. Í slíku ferli eru málsatvik könnuð og niðurstaða fengin, annað hvort innanhúss eða með aðstoð utanaðkomandi fagaðila. Önnur leið sem vinnustaðir bjóða gjarnan upp á er óformlegt ferli. Sú leið verður oftast fyrir valinu óski starfsmaður eftir trúnaði um kvörtunina eða þegar stjórnendur bregðast við án tilkynningar. Sé kvörtun óformleg felur hún ekki í sér sjálfkrafa úttekt á kvörtuninni. Þá ber vinnustaðnum eða þeim sem taka á móti kvörtuninni að taka afstöðu til þess hvort heimilt sé að verða við því skv. lögum. Ef unnt er að verða við ósk um óformlega málsmeðferð er hafist handa við að afla upplýsinga og veita stuðning, grípa til viðeigandi aðgerða í samráði við þann sem kvartar og tryggja eftirfylgni. Ef sá sem kvartar óskar eftir trúnaði og þess að vinnustaðurinn aðhafist ekki frekar, setur það stjórnendur í erfiðri stöðu, hvað á að gera við kvörtunina? Samkvæmt lögum bera stjórnendur og starfsfólk sameiginlega ábyrgð á að skapa og ýta undir jákvæða vinnustaðamenningu, þar sem fólki líður vel og gagnkvæm virðing ríkir. Stjórnendum ber að tryggja vinnuaðstæður sem lágmarka hættu á einelti, kynferðislegri eða kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum. Fjallað er um einelti, kynferðislega áreitni, kynbundna áreitni og ofbeldi á vinnustöðum (skammstafað EKKO) í reglugerð nr. 1009 frá 2015, tengt lögum um hollustuhætti á vinnustöðum nr. 46 frá 1980. Samtal og skilningur stjórnenda gagnvart starfsfólki sínu getur haft mikil áhrif á þann farveg sem kvörtun þolanda fer í. En einnig getur slíkt samtal bætt líðan, skapað öryggi og aðstoðað starfsfólk við að takast á við starfið og samskiptin á vinnustaðnum. Það er mikilvægt að stjórnendur bregðist við af festu þegar starfsfólk kvartar undan slíkum málum á vinnustaðnum og að það komi kvörtunum í réttan farveg. Slíkt eykur traust starfsfólks gagnvart vinnustaðnum auk þess sem það upplifir stuðning og bakland sinna stjórnenda. Þá treystir starfsmaðurinn því að hann hafi ákveðið bakland og stuðning, en fyrst og fremst að á hann sé hlustað. Það getur reynst snúið fyrir stjórnanda ef starfsmaður kvartar undan einelti en vill ekki koma fram undir nafni. Með hvaða hætti á þá að vinna málið áfram og eiga samtal við meintan geranda eða gerendur. Mér er minnisstætt þegar stjórnandi sagði við mig: ,,Þetta var erfið staða því ég þurfti að gera viðkomandi starfsmanni grein fyrir því að ef hann kæmi ekki fram undir nafni og ef ég mætti ekki taka málið áfram, væri í raun eins og viðkomandi starfsmaður hafi aldrei kvartað.“ Stjórnendum ber skylda til að bregðast við kvörtunum, sama í hvaða formi þær berast og þannig hlúa að starfsfólki og bættum starfsanda. Markmið með vinnuverndarlögum er að tryggja öruggt og heilsusamlegt starfsumhverfi og reglugerð 1009/2015 kveður enn frekar á um mikilvægi góðra sálfélagslegra vinnuaðstæðna. Til að stuðla að því er mikilvægt að formfast verklag sé til staðar sem öllum er ljóst á vinnustaðnum. Sér í lagi að starfsfólk sé meðvitað og upplýst um verklagsreglur varðandi einelti, kynferðislega og kynbundna áreitni og ofbeldi. Dagana 11.-13. október 2023 mun Líf og sál í samstarfi við prófessor Ståle Einarsen halda vinnustofu um hvernig má nálgast og bregðast við kvörtunum með faglegum hætti. Hefur þeirri nálgun verið snarað á íslensku sem staðreyndarannsókn. Vinnustofan er einkum ætluð stjórnendum og mannauðsfólki. Ståle Einarsen hefur birt fjölda greina og skrifað bækur um einelti og áreitni á vinnustöðum s.l. tuttugu ár. Þekktust er bókin Bullying and Harassment at the Workplace, en sú bók var gefin út í þriðja sinn árið 2020. Ståle stýrir hópi fagfólks sem rannsakar einelti á vinnustöðum við Bergen háskóla. Hann er einnig stofnfélagi International Association on Workplace Bullying and Harassment. Með Ståle koma hans nánustu samstarfsfélagar í rannsóknum og námskeiðshaldi, Karin Einarsen sem einnig er fræðimaður á þessi sviði í Bergen og Helge Hohe prófessor emeritus við háskólann í Manchester. Má segja að þessi hópur sé fremstur á Vesturlöndum í rannsóknum og kennslu í fræðunum. Þau hafa haldið fjölda námskeiða og fyrirlestra víðsvegar um lönd fyrir mannauðsfólk og úttektaraðila um sína nálgun. Starfsfólk Lífs og sálar hélt vinnustofu ásamt þessum frábæru fræðimönnum í vor ásamt góðum hópi mannauðsfólks og nú er komið að því að leyfa fleirum að njóta og fræðast um nýjustu rannsóknir og vinnubrögð í þessum málum. Það er mikilvægt að vandað sé til verka komi upp grunur eða kvartanir um einelti og áreitni. Með vönduðum vinnubrögðum má tryggja að málin séu sett í farveg þar sem gætt er hlutleysis og fagmennsku í nálgun og úrvinnslu. Höfundur er sálfræðingur hjá Líf og sál sálfræði- og ráðgjafastofu.
Kristrún, Þorgerður og Inga: Framtíð Íslands - Ykkar tími er komin! Gísli Hvanndal Jakobsson Skoðun
Eldra fólk þarf Jóhann Pál sem félagsmálaráðherra – nema kannski þeir auðugustu Viðar Eggertsson Skoðun
Skoðun Samviskufrelsi heilbrigðisstarfsmanna ekki vandamál þegar kemur að dánaraðstoð Ingrid Kuhlman skrifar
Skoðun Jólaskreytingafyllerí: Eru takmörk fyrir því hversu langt má ganga í jólaskreytingum? Hildur Ýr Viðarsdóttir skrifar
Skoðun Er lausnin í leikskólamálum að grafa undan atvinnuþátttöku og jafnrétti? Ástþór Jón Ragnheiðarson skrifar
Skoðun Kristrún, Þorgerður og Inga: Framtíð Íslands - Ykkar tími er komin! Gísli Hvanndal Jakobsson skrifar
Skoðun Skautaíþróttir í Reykjavík í dauðafæri - kýlum á stækkun Skautahallarinnar Bjarni Helgason skrifar
Kristrún, Þorgerður og Inga: Framtíð Íslands - Ykkar tími er komin! Gísli Hvanndal Jakobsson Skoðun
Eldra fólk þarf Jóhann Pál sem félagsmálaráðherra – nema kannski þeir auðugustu Viðar Eggertsson Skoðun