Gjörbreyttir vinnustaðir um land allt: „Búseta starfsmanna skiptir í raun ekki máli“

Vinnustaðir um land allt eru að taka stakkaskiptum í kjölfar kórónufaraldurs. Fjarfundir færa fólkið nær hvort öðru þannig að höfuðborg og landsbyggð eru ekki eins aðskilin. Fjarvinna er að mælast vel fyrir og virðist stefna í að verða hluti af baráttunni við loftlagsvánna. 

Stafræn þróun auðveldaði viðbrögð í samkomubanni og netverslun er jafnvel nokkrum árum á undan áætlun. Þá er fundarmenning að breytast og telja margir að fjarfundarformið sé betra fundarform en það sem tíðkast hefur síðustu áratugi.

Í dag fjallar Atvinnulífið á Vísi um hið nýja „norm“ vinnustaða: Í hverju felst það, hvað hefur breyst og hvað mun breytast til frambúðar í kjölfar kórónufaraldurs?

Í þessari fyrstu grein af þremur í greinaröð dagsins er rætt við þrjá mannauðstjóra í fyrirtækjum sem öll eiga það sameiginlegt að vera með starfsstöðvar um land allt. 

Spurt var:

„Hvert er hið nýja „norm: Er kórónufaraldurinn að breyta einhverju til frambúðar á ykkar vinnustað?“

Faraldurinn að flýta fyrir þróun

Anna Rós Ívarsdóttir, mannauðsstjóri VÍS: 

„Sú vinna sem hefur átt sér stað undafarin misseri, að breyta VÍS í stafrænt þjónustufyrirtæki kom sér vel og lagði góðan grunn að því hversu vel okkur gekk að breyta um takt í kórónuveirufaraldrinum. Í ljósi aðstæðna gátum við ekki tekið á móti viðskiptavinum á þjónustuskrifstofum okkar, en við gátum samt haldið áfram að veita góða þjónustu og sinnt öllum erindum, fljótt og vel.

Við höfum undanfarið unnið að því að gera landið að einu þjónustusvæði. Faraldurinn flýtti þeirri þróun og nú er enn skýrar að búseta starfsmanna skiptir í raun ekki máli. Nú erum við til dæmis að ráða þjónusturáðgjafa og við auglýstum starfið þannig að það væri möguleiki á að starfsmaðurinn væri staðsettur þar sem við erum með þjónustuskrifstofur, þ.e. á Ísafirði, Sauðárkróki, Akureyri, Egilsstöðum, Selfossi eða Reykjavík.

Til þess að tryggja öryggi starfsmanna okkar og rekstraröryggi í faraldrinum þurfti að skipta starfsmannahópum á vaktir, skipta teymum upp og færa fólk til í húsnæðinu. Við unnum öll heima, annan hvern dag. Þetta gerði það að verkum að allir starfsmennirnir lærðu á fjarfundabúnað, nánast á einni nóttu. Allar deildir nýttu sér fjarfundi og teymin voru í góðu sambandi á hverjum einasta degi.

Starfsánægja og helgun starfsmanna hefur aldrei mælst hærri hjá okkur hjá VÍS. Við erum samhentur hópur með skýr markmið. Slíkt er ómetanlegt þegar við mætum áskorunum sem þessum og hjálpaði klárlega til við að viðhalda háu þjónustustigi, góðum afköstum og góðum takti í starfseminni. Allir lögðust á eitt við að gera það besta úr stöðunni,“ segir Anna Rós.

„Fjarfundirnir færðu okkur nær hvert öðru“

„Mikill lærdómur átti sér stað í faraldrinum og margt sem við tökum áfram. Við erum með starfsemi víðsvegar um landið og fjarfundirnir færðu okkur nær hvert öðru. Þeir eru því klárlega komnir til að vera í meira mæli en áður.

Fjarfundirnir gefa starfsmönnum á landsbyggðinni enn betri tækifæri til að taka þátt í ýmiskonar umbóta- og verkefnavinnu. 

Annað gott sem kemur útúr faraldrinum, er aukinn sveigjanleiki sem felst í fjarvinnu. Starfsmenn gátu sumir skipulagt sig þannig að þeir væru að vinna að verkefnum, sem krefjast mikillar einbeitingar, heima fyrir. Við sjáum tækifæri í því áfram. 

Margir upplifðu einnig betra jafnvægi milli vinnu og einkalífs. Það er eitthvað sem við leggjum áherslu á og viljum ýta undir með sveigjanleika, eins og kostur er. 

Þá er stærsta kolefnisspor VÍS ferðir starfsmanna til og frá vinnu. Ef starfsmenn geta nýtt sér fjarvinnu í auknu mæli þá minnkar kolefnissporið samhliða auknu jafnvægi. Sérstaklega þegar við þurfum ekki að sitja föst í umferð á háannatíma, á hverjum einasta degi.

Í stað þess að fara aftur í sama gamla farið ætlum við að nýta tækifærið og endurhugsa fyrirkomulagið á vinnustaðnum hjá VÍS. 

Á næstu vikum ætlum að vera með stefnumótunarvinnu þar sem við ákveðum hvernig við viljum hafa vinnustaðinn okkar til frambúðar. 

Þetta eru því spennandi tímar og nú er tækifæri til þess að halda í það góða sem ástandið færði okkur til þess að gera góðan vinnustað enn betri,“ segir Anna Rós að lokum.

Fundir styttri og betri

Gunnur Líf Gunnarsdóttir, framkvæmdastjóri mannauðssviðs Samkaupa en helstu vörumerki Samkaupa eru Nettó, Kjörbúðin, Krambúðin, Háskólabúðin, Iceland, Seljakjör og Samkaup strax:

„Kórónuveirufaraldurinn hefur skapað ýmis tækifæri fyrir Samkaup. Við sáum strax tækifæri í að endurskoða ferlana okkar og tóku þeir í kjölfarið framförum. Faraldurinn, og allar þær reglur sem honum fylgdu, leyfði okkur að sjá samskipti innan fyrirtækisins í nýju ljósi.

Samkaup reka 63 starfsstöðvar um allt land undir fjórum vörumerkjum. Góð samskipti milli starfsmanna og deilda eru því mikilvæg í jafn dreifðu fyrirtæki og Samkaup eru. Á sama tíma þurftum við líka að vera í góðu sambandi við birgja, bæði erlendis og hér heima fyrir.

Rétt eins og með mörg önnur fyrirtæki fór mikið af innri samskiptum okkar fram í gegnum samvinnuforritið Teams, sem keyrt er í gegnum Microsoft. Workplace viðmótið spilaði stóran sess í því að miðla upplýsingum innan fyrirtækisins og stefnum við á því að halda þeirri vinnu áfram þrátt fyrir að faraldrinum sé að ljúka.

Fundarmenning hefur einnig breyst í kjölfarið. Fundir eru orðnir styttri og hnitmiðaðri. Fjarfundir eru orðnir mun algengari en þeir voru áður.

Þessi aukna áhersla okkar á styttri og hnitmiðaðri fundi hefur einnig smitast yfir á hina venjulegu staðbundnu fundi.

Fundarfyrirkomulag, sem hafði staðið í stað í nánast tvo áratugi, tók því allt í einu stökkbreytingu. Fjarfundir eru því að mínu mati komnir til að vera og partur af hinu nýja normi,“ segir Gunnur Líf.

„Netverslunin er þar sem við spáðum að hún yrði eftir fimm ár“

Nettó er afar framsækið fyrirtæki og netverslunin okkar stækkaði mikið á tímum samkomubannsins. Netverslunin er þar sem við spáðum að hún yrði eftir fimm ár.

Þessi stökkbreyting gerði það að verkum að við þurftum að aðlaga allt viðmót og ferla mjög hratt. Núna er netverslunin öll skilvirkari og einfaldari en hún var fyrir einungis nokkrum mánuðum. Það hefur einnig orðið vitundarvakning hvað netverslun á matvöru varðar á Íslandi og hlökkum við til að leiða þann markað eins og við höfum gert.

Vaktaskipulag og mönnun innan verslana Samkaupa tók einnig breytingum til að mæta þörfum viðskiptavina og starfsmanna á meðan að faraldurinn reið yfir.

Margar af þeim breytingum, sem gerðar voru til að draga úr smithættu, eru komnar til að vera og eru nú partur af hinu nýja normi. 

Þessar ákvarðanir voru teknar eftir að hafa rætt við okkar flotta starfsfólk,“ segir Gunnur Líf.

Fjarfundir oft skilvirkari fundir en aðrir

Helga Halldórsdóttir mannauðstjóri Arion banka:

„Þetta eru áhugaverðir og lærdómsríkir tímar að upplifa út frá mannauðssjónarmiði. Starfsfólk hefur þurft að nýta sér tæknina til samskipta í mun ríkari mæli en áður enda vann flest okkar starfsfólk heima á meðan á samkomubanni stóð.

Það er reynsla sem mun nýtast okkur áfram og talar starfsfólk okkar um að fjarfundir séu oft á tíðum skilvirkari en hefðbundnir fundir. Við munum því klárlega halda áfram að nýta slíka fundi í þeim tilfellum sem það hentar.

Við gerðum könnun meðal starfsfólk sem leiddi í ljós að 92% töldu fjarvinnu hafa gengið frekar eða mjög vel og 67% vildu eiga kost á að vinna heima hálfsmánaðarlega eða oftar.

Í kjölfarið hefur starfsfólki verið gefin kostur á að óska eftir því að vinna heima einn dag í viku, svo framarlega sem það hentar þeim verkefnum sem það sinnir og þá í samráði við næsta yfirmann,“ 

segir Helga.

„Gott skref til að minnka útblástur“

„Við munum áreiðanlega sjá það aukast enn frekar á komandi árum að fólk sinni sínum störfum heima og að vinnutíminn og aðstæður verði sveigjanlegri og þar með fjölskylduvænni.

Að bjóða starfsfólki að vinna heima er liður í því að skapa fjölbreyttara vinnuumhverfi og auka starfsánægju.

Með fjarvinnu sparast jafnframt sá verðmæti tími sem það tekur starfsfólk að fara í og úr vinnu. 

Þannig drögum við úr umferð sem er gott skref til að minnka útblástur vegna ferða starfsfólks og samræmist vel stefnu bankans í umhverfis- og loftslagsmálum“ segir Helga að lokum.