Krísustjórnun á tímum kórónuveiru og algengustu mistökin

„Það er gífurlegt álag sem fylgir því að standa skyndilega í einhverri stjórnlausri hringiðu sem ekki sér fyrir endann á og finna til ábyrgðar á að komast út úr hringiðunni,“ segir Bjarni Snæbjörn Jónsson um stöðuna eins og hún er í augnablikinu fyrir stjórnendur í krísustjórnun. Í augnablikinu skiptir mestu máli að stjórnendur hugi að sjálfum sér. „Oft er einmanalegt í þeirri stöðu og enginn til að tala við,“ segir Bjarni og bætir við „Í því efni tel ég að stjórnir fyrirtækja séu mjög mikilvægar og eigi að stíga inn með krafti til þess að styðja stjórnendateymið.“ 

Krísustjórnun, áfallahjálp fyrir vinnustaði og mögulegt brottfall af vinnumarkaði í kjölfar kórónuveiru og efnahagshruns eru til umfjöllunar í Atvinnulífinu á Vísi í dag.

Staðan í dag: Fyrirtækjum blæðir og sum í hjartastoppi

Bjarni Snæbjörn Jónsson lauk doktorsnámi í stjórnun árið 2014 þar sem meginviðfangsefnið hans var þróun og umbreyting fyrirtækja og samfélaga. Bjarni hefur yfir 25 ára reynslu í ráðgjöf með áherslu á stefnumótun og stjórnun. Síðustu árin hefur hann sérhæft sig í þróun tækja og tóla til að bæta innleiðingu á stefnu fyrirtækja og stofnana og er auk þess einn af stofnendum hugbúnaðar-fyrirtækisins DecideAct. Á árum áður var Bjarni framkvæmdastjóri hjá Skeljungi um árabil.

Að sögn Bjarna bíður fyrirtækja sem lifa af mjög erfið verkefni.

„Því hefur verið lofað að fyrirtækin fái innspýtingu fjármagns til að halda lífi. Það er óhjákvæmilegt. Í flestum tilvikum er um að ræða frestun á greiðslum og lánveitingar þannig að fjármagninu þarf að skila til baka. 

Þetta þýðir, að þegar fyrirtækin fara að komast upp úr öldudalnum bíður þeirra tvöföld áskorun:

Að greiða til baka það fjármagn sem þau fengu að láni til að halda lífi og til viðbótar að standa straum af daglegum rekstri.“ 

Bjarni segir að fyrirtæki séu í raun lífræn fyrirbæri, mannleg kerfi rétt eins og við mannfólkið. Og nú blæðir mörgum.

„Á sama hátt og blóðið rennur um æðar okkar og flytur næringu og kraft í vöðvana, rennur fjármagnið um æðar fyrirtækjanna og styrkir lífskraftinn. 

Þegar stendur á eins og nú, er við því að búast að meira fjármagn streymi út en inn,  fyrirtækjunum blæðir, sumum meira en öðrum. Einhverjum blæðir út. 

En það er ekki nóg með það, heldur eru aðstæður þannig núna, að mörg fyrirtæki eru hreinlega í einskonar „hjartastoppi,“ segir Bjarni og bendir sérstaklega á ferðaþjónustuna og fólksflutninga þar sem allt er stopp og engin innkoma. Það sama er að gerast í mörgum greinum verslunar og þjónustu.

Bjarni bendir á að þótt úrræði stjórnvalda skipti sköpum til að halda mörgum fyrirtækjum á lífi breyti það því ekki að framundan standa stjórnendur frammi fyrir því að þurfa að endurgreiða lán til viðbótar við að standa straum af rekstri.

Í dag hafa flest fyrirtæki virkjað viðbragðsáætlanir sínar til að hefta smitleiðir og verja starfsfólk.

En hvaða önnur atriði er mikilvægt að stjórnendur hugi að í dag?

„Það fyrsta sem stjórnendur þurfa að gera að mínu mati, er að huga að sjálfum sér,“ segir Bjarni og bætir við „Ef stjórnendateymið nær áttum og yfirvegun, nýtur stuðnings stjórnar og getur skipulagt sig í verkefnið er það fyrsta auðvitað að huga að fjárhagnum, stöðva blæðingar eins og kostur er og skoða gaumgæfilega alla valkosti til þess að spara fé og nýta þá kosti sem eru fyrir hendi varðandi útvegun rekstrarfjár.“

Þar segir Bjarni mikilvægt að skoða allar mögulegar sviðsmyndir og þá ekkert síður tækifærin sem felast í stöðunni.

„Í því sambandi er mikilvægt að átta sig vel á öllum hugsanlegum aukaverkunum þannig að inngripið gangi ekki að fyrirtækinu dauðu eða dæmi það í langvarandi uppdráttarsýki. 

Í þessari skoðun er alltaf gagnlegt að líta á tækifærin, þvinga sig til þess að velta upp hvaða tækifæri eru í stöðunni, frekar en að dvelja við hindranir sem eyða orku og mætti.“

Með þessu segist Bjarni benda stjórnendum á að nota tækifærið til þess að gera sársaukafullar breytingar því það er ekki víst að þetta tækifæri gefist síðar. Leita þurfi allra leiða til að ná fram breytingum sem stuðla að hagræðingu.

„Oft hefur verið haft á orði að betra sé að ganga lengra en skemur í þessum efnum. Það megi alltaf bæta í síðar,“ segir Bjarni. Mikilvægt í þessu sé að vanda vel til verka og hugsa kerfisbundið.

„Því að rétt eins og gildir um öll mannleg lífkerfi, þá eru allir hlutar starfseminnar hver öðrum háðir og því þarf að horfa heildstætt á allar breytingar og hugsanlegar afleiðingar. Þær geta birst á ólíklegustu stöðum,“ segir Bjarni.

Sjálfsmynd fyrirtækisins mikilvæg

Bjarni segir sjálfsmynd fyrirtækisins mikilvæga og hana þurfi að verja.

Sjálfsmyndin birtist í sameiginlegri sýn stjórnenda og starfsmanna á því hvað það er sem fyrirtækið stendur fyrir og þá lykilþætti sem tryggja velferð þess í bráð og lengd.

Þetta gleymist stundum í öllu atinu, sem þýðir að starfsmenn missa þráðinn, verða óöruggir og fyllast ótta, sem kallar fram neikvætt og takmarkandi hugarfar og kemur í veg fyrir að endurreisnin gangi upp,“ segir Bjarni.

Að hans sögn þurfa grundvallaratriðin að vera á hreinu þannig að kompásinn vísi í rétta átt þótt blint og tvísýnt verði um stundarsakir.

En hver eru algeng mistök stjórnenda í krísustjórnun?

Bjarni nefnir sérstaklega þrjú atriði sem svar við þessu.

1. Að lýsa yfir sigri of fljótt

„Líklega eru algengustu mistökin að lýsa yfir sigri of fljótt. Þegar það versta er yfirstaðið og fyrirtækin komin á sæmilegt ról, er hættan sú að menn fagni sigri og slái sér til rólegheita, þegar í raun erfiðasta baráttan er eftir. 

Það er nefnilega svo, að við erum til í hvað sem er til þess að komast úr því ástandi að vera veik og í það að vera „ekki veik“, en að halda áfram og komast í toppform er gjarnan mun erfiðara.

Það sama á við fyrirtækin. Það reynist oft erfiðara en maður áttar sig almennilega á, að skapa vilja og drifkraft meðal starfsmanna til þess að færa fyrirtækið úr því að vera „ekki veikt“ í það að vera í toppformi. 

Eins og ég sagði áðan, þá er nefnilega meira en líklegt, að fyrirtækin þurfi að vera í toppformi til þess að mæta þeirri tvöföldu áskorun sem framundan er við að greiða til baka innspýtinguna og standa jafnframt straum af daglegum rekstri.“

2. Fyrirtækin verða atburðardrifin

„Önnur algeng mistök eru að láta sogast inn í hringiðuna og verða algerlega atburðardrifin. Í því ástandi næst engin einbeiting og stjórnendur missa oft tökin. 

Það er hægara um að tala en í að komast í þessum efnum og krefst mikils sjálfstrausts sem birtist í því að stjórnendur viðurkenna fúslega að þeir ráði ekki við stöðuna, geti nýtt sér regluna um að sleppa valdi til þess að öðlast vald. 

Viðurkenna vanmátt sinn í að leysa og ákveða alla hluti sjálfur. Virkja þess í stað aðra í átakið og gera það þannig að allir finni til ábyrgðar og taki frumkvæði en sitji ekki bara og bíði eftir fyrirmælum.

Ég geri mér grein fyrir að ég er að alhæfa í þessu efni, því oft er ekki mörgum til að dreifa, einkum í smærri fyrirtækjum, þar sem stjórnandinn er jafnvel bara einn síns liðs.“

3. Óttinn við að gera mistök

„Það þriðja er ef til vill ekki mistök, heldur miklu heldur óttinn við að gera mistök. Það er hugsunin að betra sé að gera ekki neitt, en að gera eitthvað sem gæti komið í bakið á manni og líti illa út þegar upp er staðið.

Það er hins vegar og því miður ekki valkostur í núverandi stöðu að gera ekki neitt.

Hraðinn og óvissan einfaldlega það mikil að það er ekki hægt að sjá hlutina fyrir líkt og áður og mistök eru óhjákvæmileg. 

Þá er mikilvægt að hafa í huga að árangur, eða öllu heldur árangursleysi, er ekki mælt í fjölda mistaka, heldur í fjölda þeirra mistaka sem maður dregur ekki lærdóm af. Það versta er að gera sömu mistökin aftur, jafnvel oft og hollt að leiða hugann að því hversu oft það hefur komið fyrir í lífi hvers og eins.

Séu menn hins vegar meðvitaðir um þennan óhjákvæmilega fylgifisk og búi sig undir vegferðina með sterku innbyrðis og gagnkvæmu trausti, stöðugu endurmati og skjótum leiðréttingum, eru meiri líkur á að hlutirnir gangi upp.“

Endurreisnartímabilið: Að komast aftur í toppform

Bjarni segir líklegt að til skamms tíma muni áherslan nær alfarið fara yfir í fjármál og rekstur. Það skýrist einfaldlega af því að fyrirtækin eru að reyna að lifa af.

Því miður munu ekki öll fyrirtæki lifa af, einkum lítil og gróskumikil fyrirtæki í vexti, sem venjulega eru fátæk að lausafé, en það verður að koma í ljós. 

Ég vona sannarlega að þau haldi samt sem flest velli, því þau eru gróandinn í atvinnulífinu,“ segir Bjarni.

Hann segist þó sannfærður um að til lengri tíma litið munu áherslur beinast meira að mannauði og líðan starfsfólks en áður.

„Það helgast ekki síst af því að ef fyrirtækin ætla að nota tækifærin sem skapast í kreppunni til þess að gera breytingar og endurhugsa ýmsa grundvallarþætti í rekstrarfyrirkomulagi, það er komast ekki bara í form að nýju heldur toppform, verður mannauðurinn mikilvægari en nokkru sinni,“ segir Bjarni.

Að hans sögn mun þekking, frumkvæði, sveigjanleiki og hvatning starfsfólks verða það sem málin munu snúast um.

„Á því leikur enginn vafi í mínum huga,“ segir Bjarni og bætir við 

Það verður risa áskorun eftir allt sem á undan er gengið að endurvinna traust starfsfólks og eyða ótta þess um að það kunni að missa lífsviðurværi sitt, sem er óhjákvæmilegur fylgifiskur bráðaaðgerðanna.“

Að hans mati er mikilvægt að hratt verði unnið úr upphafsaðgerðum þannig að hægt verði að blása til sóknar á ný ,,og ná skjótum árangri sem skapa traust og trú starfsfólks á að botninum sé náð og nú sé leiðin upp á við.“

Culture eats strategy for breakfast“

Bjarni segist þó viss um að það verði fleira en mannauðurinn sem málin muni snúast um, fyrirtækjamenningin muni fá meira sviðsljós en áður.

„Ég tel að stjórnendur séu æ meðvitaðri um þann styrk sem hugarfarið og menningin býr yfir bæði til þess að lyfta fyrirtækjunum á hærra stig í starfsemi og árangri, rétt eins og ríkjandi hugarfar getur, því miður, snúið þau niður í svaðið ef því er að skipta.

Litlu skiptir um stefnu og framtíðarsýn og allt það, ef menningin spilar ekki með. Það hafa allir stjórnendur margoft rekið sig á hvort sem þeir viðurkenna það eða ekki.

„Culture eats strategy for breakfast,“ segir Bjarni.