CCP um mannauðsmálin: Algjörlega ný hugsun nauðsynleg

Til dæmis að meta hverjir geta unnið í fjarvinnu eða hvort vinnuveitendur þurfi að mæta heim til fólks og skoða aðstæður? Ný tækifæri skapast þó um leið og þar má nefna sem dæmi tækifæri vinnustaða til að stofna skrifstofuhótel, ráða sérfræðinga erlendis frá og fleira.

Í tilefni Mannauðsdagsins sem haldinn verður hátíðlegur föstudagsins 8.október, fjallar Atvinnulífið um strauma og stefnur í mannauðsmálum. Í gær var rætt við formann Mannauðs, félags mannauðsfólks á Íslandi, en í dag er rætt við Ernu Arnardóttir, framkvæmdastjóra mannauðssviðs CCP.

Ný hugsun algjörlega nauðsynleg

CCP hefur höfuðstöðvar sínar í Reykjavík en rekur stúdíó í Shanghai í Kína og í London. Erna Arnardóttir er framkvæmdastjóri mannauðssviðs CCP og hefur löngum starfað sem mannauðstjóri í þekkingariðnaðinum og á alþjóða vettvangi. 

Erna er ein þeirra sem flytur erindi á Mannauðsdeginum næstkomandi föstudag.

Í því erindi mun hún beina sjónum að breyttum áherslum í ráðningum starfsfólks en þar segir hún vinnustaði þurfa að beita algjörlega nýrri hugsun. Ekki síst vegna samkeppni um gott fólk eða nýrra krafna fólks um fjarvinnu.

Erna segir það staðreynd að svo margt sé að breytast í atvinnulífinu að mannauðstjórnun hafi almennt aldrei verið mikilvægari en einmitt nú.

„Covid faraldurinn hefur beint sjónum að mikilvægi mannauðsstjórnunar og sennilega mun okkur ekki gefast betra tækifæri á starfsferlinum til að nýta alla þá þekking og reynslu sem við höfum til að móta vinnustaði okkar til framtíðar,“ segir Erna.

Sem dæmi nefnir Erna þær breytingar sem fylgja fjarvinnunni. Í tilviki CCP hafa rannsóknir sýnt að um 60% starfsfólksins kýs til framtíðar að vinna bæði á skrifstofunni og í fjarvinnu.

„Það verður áskorun til lengri tíma og við höfum takmarkaða reynsluþekkingu á því hvaða slíkt fyrirkomulag þýðir til lengdar,“ segir Erna.

Sveigjanleikinn sem fjarvinna felur í sér er þó ekki alltaf mögulegur og fer alveg eftir því í hverju starfið felst.

„Starfsfólk sem ber ábyrgð á börnum og sjúklingum mun til dæmis ekki eiga margra kosta völ og mér sýnist að þessi hefðbundnu kvennastörf muni hafa minnstan sveigjanleika. Það er kaldhæðið í sjálfu sér því þessar stéttir hafa reynst mikilvægastar í faraldrinum, en njóta sennilega lítils ávinnings í sveigjanleikanum,“ segir Erna.

Að sögn Ernu er staðan þó þannig að ekki allir starfað í fjarvinnu þótt verkefnin bjóði upp á það.

Það verður mannauðsfólk sem mun þurfa að taka ákvarðanir um það hverjir geta unnið fjarvinnu og það verður ekki alltaf skemmtilegt. 

Við vitum að fjarvinna getur aukið gæði, einbeitingu og afköst en hún getur líka dregið úr því sama. Þá verða góð ráð dýr.“

Þá segir Erna dæmisögu frá vinnuveitanda í Bretlandi sem hreinlega fer heim til umsækjenda og gerir úttekt á aðstæðum þeirra.

„Ég hitti fyrir nokkrum árum breskan mann sem rekur leikjafyrirtæki í Bretlandi þar sem allir starfsmenn vinna í fjarvinnu. Þegar hann ræður nýtt fólk til starfa eru þrjú atriði sem reynslan hefur kennt honum að séu nauðsynleg:

Internettenging verður að vera stöðug og í lagi, húsnæði starfsmann þarf að vera þannig að hann geti lokað að sér þegar hann er að vinna, en ekki síst þegar hann er búin að vinna, maki eða sambýlingar starfsmanns verða að vera sáttir við heimavinnuna og helst starfa utan heimilis sjálfir.

Það sem meira er hann fer heim til umsækjendanna til að testa internetið, líta á heimilisaðstæður og ræða við maka eða sambýlinga umsækjanda,“ segir Erna sem spáir því að mögulega þurfi mannauðsfólk að gera eitthvað svipað hér í framtíðinni.

Nýjar og alls konar áskoranir

Erna segist sannfærð um að í atvinnulífinu séu afar spennandi tímar framundan. En breytingar eru hraðar sem aldrei fyrr og því þurfi að vera undirbúnir undir þær breytingar og þeim áskorunum sem breytingunum fylgja.

Hér eru níu atriði nefnd sérstaklega, sem Erna telur líklegt að atvinnulífið standi frammi fyrir á komandi misserum.

1. Fyrirtækjamenning: Það að tilheyra

Erna segir erfiðara að stýra og móta fyrirtækjamenningu þegar samskipti hafa færst yfir á netið og starfsfólk er jafnvel dreift yfir lönd og álfur.

„Vinnustaðurinn og þar með talin kaffistofan og matsalurinn, eru eftir allt félagslegt fyrirbæri þar sem skipst er á þekkingu og upplýsingum og fyrirtækjamenning verður til. Þessu þarf að mæta með aðgerðum til að fólki finnist það tilheyra, hafi tilgang, fái að vita hvenær það stendur sig vel og hvenær ekki, sé upplýst og ekki mismunað vegna þess hvar það vinnur. Þá þarf líka að aðlaga stefnur, ferla og reglur í samræmi við það,“ segir Erna.

2. Samkeppni um vinnuafl eykst, en vinnuaflsmarkaðurinn stækkar

Erna telur að samkeppni um vinnuafl muni aukast og að þeir vinnustaðir sem ekki geta boðið upp á sveigjanlegt vinnumódel muni missa fólk og eiga erfiðara með nýráðningar. 

Erna vísar sem dæmi í nýlega rannsókn McKinsey sem sýnir að um 30% starfsfólks sem verða neyddir til að koma úr fjarvinnu og gert að mæta aftur á vinnustaðinn, muni leita eftir nýju starfi.

Þá þýði þetta einnig að vinnustaðir geti ráðið til sín fólk sem þó vinnur eða býr annars staðar. Til dæmis geta fyrirtæki farið að ráða erlenda sérfræðinga í fjarvinnu í meira mæli en áður.

„Helsta áskorunin þar er sú staðreynd að laga og skattaumhverfi þjóða tekur ekki miða af þessum breytta veruleika enn sem komið er. Tími mannauðsfólks mun fara í að skoða vinnumarkaðslöggjöf og skattaumhverfi mismunandi þjóða, eða finna lausnir sem býður upp á að ráða verktaka í stað starfsfólks á launaskrá. Flækjustigið mun aukast og tímabundnir verktakar verða oftar ráðnir. Fyrirtæki gætu jafnvel þurft að endurhugsa launa- og fríðindakerfi sín út frá því hvar í heiminum starfsmenn vinna eða búa,“ segir Erna.

3. Upplýsingamiðlun á stera

Þá segir Erna að þörf starfsfólks fyrir upplýsingar og góða upplýsingamiðlun muni aukast.

„Ein formleg miðlunarleið mun ekki duga, heldur þarf að setja alla upplýsingamiðlun á „stera“ og nýta allar mögulegar leiðir til að miðla framtíðarsýn, stefnu, strategíu, fanga áfangasigrum eða bara miðla einföldum en mikilvægum upplýsingum,“ segir Erna og bætir við: „Við vitum að ef fólki finnst það ekki fá upplýsingar finnur það til óöryggis og kvíða og er líklegra til að brenna út í starfi. Þetta verður áskorun fyrir fyrirtæki sem gera þetta illa í dag, en líka fyrir þau sem hafa til þessa staðið sig vel í upplýsingamiðlun.“

4. Andleg veikindi ekki tabú lengur

Erna segir að eitt af því góða sem Covid faraldurinn hefur komið til leiðar er að fólk er opnara með andleg heilsufarsvandamál sín en áður. Þetta þýðir að kvíði, depurð, stress eða kulnun eru oftar og meira að koma inn á borð mannauðsfólks.

Í þessu segir Erna að vinnustaðir muni sjá sér hag í því að bjóða stuðning því annars eru líkur á að frammistaða versni, starfsánægja minnki og samskipti við vinnufélaga verði erfiðari.

„Það er því ávinningur fyrir fyrirtæki að bjóða upp á hjálp við andlegum vandamálum og það kemur í hlut mannauðsfólks að finna lausnir sem hjálpa,“ segir Erna en bendir á að mannauðsfólk þurfi þó að skilja að vinnustaðir eru ekki meðferðaraðilar og því þurfi mannauðsfólk fyrst og fremst að leitast við að koma fólki í réttar hendur.

5. Kynslóða- og kynjabil á vinnumarkaði gæti aukist

Erna hefur vissar áhyggjur af því að vinnustaðir geti orðið einsleitari en áður. Sem aftur skilar sér í minni þekkingarmiðlun á milli reyndra og óreyndra starfsmanna.

Máli sínu til stuðnings bendir hún á að í niðurstöðum áðurnefndrar McKinsey rannsóknar má sjá vísbendingar um að starfsmenn með ung börn séu líklegastir til að vilja vinna heima og einungis 8% sjá fyrir sér að vinna á vinnustaðnum.

Starfsfólk sem ekki er með börn undir 18 ára eru hins vegar að mælast þrisvar sinnum líklegri til að velja vinnu sem er á vinnustaðnum.

Þá muni aðlögun starfsmanna og starfsþjálfun taka lengri tíma.

Einsleitari vinnustaðir geti einnig leitt til þess að launamunur kynja aukist á ný.

„Hér þarf mannauðsfólk að vera á tánum og finna lausnir sem virka. Þetta getur leitt til þess að kynjabil á vinnumarkaði aukist og þá líka launabilið milli kynjanna því ýmislegt bendir til þess að konur velji frekar að vinna heima en karlar.“

6. Hvað er vinnustaður?

Erna telur skilning fólks á því hvað er vinnustaður vera að breytast. Þess vegna verði þróunin sú að sumir vinnustaðir verði eingöngu samvinnusvæði þar sem teymi hittast til að vinna hugmyndavinnu, eða sameiginleg teymisverkefni.

Þá spáir Erna því að sumir vinnustaðir munu nýta sér tækifærið og innleiða skrifstofuhótel, þar sem enginn á fastan vinnustað og fólk verður að bóka sér sæti fyrirfram.

Aðrir munu kjósa að vinna frá skrifstofuklösum þar sem þeir eru í boði, enn aðrir munu vinna við eldhúsborðið heima hjá sér eða koma sér upp heimaskrifstofu.

„Mannauðsfólk verður nú sem aldrei fyrr að skapandi og lausnamiðað og prófa ýmisar útgáfur af sveigjanleika en vera jafnframt tilbúin að mistakast og læra af reynslunni og leggja til breytingar þar til einhverju jafnværi á milli væntinga og efnda er náð milli starfsmanna og fyrirtækja,“ segir Erna.

7. Frammistöðustjórnun breytist

Erna segir mannauðsfólk þurfa að endurskilgreina frammistöðuviðmið og kerfi þar sem afrakstur vinnunnar, upplýsingalæsi, samstarfshæfni, færnin til að læra hratt og aðlagast breytingum, verður meðal nýrra frammistöðuviðmiða.

8. Ráðningar verða öðruvísi: Alltaf verður spurt um fjarvinnu

Erna segir ráðningar almennt verða öðruvísi í framtíðinni og eitt af því sem alltaf verði spurt um verði fjarvinna. Þetta þýðir miklar breytingar fyrir vinnustaði og mun Erna fjalla nánar um þessar áskoranir í erindi sínu á föstudag.

9. Samtalið er mikilvægt

Breyttir tímar kalla líka á breytta stjórnun. Sem dæmi segir Erna að það sé staðreynd að þeir starfsmenn sem eru í góðum og opnum samskiptum við stjórnendur, séu líklegri til að vera ánægðir í vinnunni, leggja meira á sig og mæla með fyrirtækinu sem góðum vinnustað.

Nú þegar rafræn samskipti eru orðin svo algeng, þarf að huga vel að því að stjórnendur eigi bæði í formlegum og óformlegum samræðum við starfsfólk.

„Mannauðsfólk þarf að skilja þetta og þjálfa stjórnendur í því að gera þetta vel og reglulega,“ segir Erna.