Það eru örfá ár frá því að íslenskur lögreglumaður sagði eitthvað í fréttunum, sem okkur hefði eiginlega alltaf þótt óhugsandi að heyra, „fólk var að dansa, það þurfti að taka á því“.
Sagan minnir okkur stöðugt á að við séum léleg í að spá. Við getum í raun ekki spáð af neinu viti. Línulegar spár um afkomu fyrirtækja eru eiginlega alltaf úreldar um leið og þær eru gerðar. Stöðugt verða atburðir sem okkur þótti óhugsandi að gerðust og við þurfum svo að bregðast við.
Í ljósi þessarar óvissu og að líkur á að eitthvað gerist séu óútreiknanlegar þurfa stjórnendur, og líka stjórnmálamenn, að hugsa hvernig má taka ákvarðanir byggt á öðru en (línulegri) spá um framtíðina. Í örlítið fræðilegum gír er líklegt að betra sé að í stað þess að spyrja: „Hverju búumst við og hver verður staðan okkar þá?“ ætti að spyrja: „Hvernig liggur bilið á milli mögulegra atburða og hvernig getum við haldið okkur samkeppnishæfum eða árangursríkum hvar sem framtíðin lendir innan þess bils?“ Svolítið tyrfið orðalag en þið skiljið hvað ég á við.
Spekingar geta framreitt fjölmörg greiningartól sem geta nýst við svona hugsanabreytingu en sviðsmyndagreining (e. scenario planning) er líklega það gagnlegasta og er mitt uppáhald. Sviðsmyndagreining er eigindleg aðferð sem hefur vaxið í notkun þegar bregðast þarf við óvissu. Hugmyndin er að þróa ólíkar en trúverðugar sviðsmyndir, smíða sögur um mögulegar framtíðir, til dæmis í viðskiptum eða jafnvel stjórnkerfinu, og skoða hvernig stefnan okkar og lykilákvarðanir myndu standast í hverri þeirra mögulegu framtíða.
Sviðsmyndagreining forðast gildruna sem felst í einföldum framreikningi, og línulegum spám, því ekki er verið að spá um framtíðina heldur er verið að setja fram mögulega stöðu í framtíð. Við viljum einfaldlega víkka sjóndeildarhring stjórnenda og afhjúpa veikleika eða tækifæri okkar stefnu og ákvarðana í gegnum greiningu sviðsmyndanna. Með öðrum orðum ættu stjórnendur að nota sviðsmyndir til að álagsprófa áætlanir sínar en ekki velja eina „rétta“ framtíð og vinna áætlanir út frá henni.
Sviðsmyndagreining um framtíð samfélags Grindavíkinga og Grindavíkur
Það var nákvæmlega þetta sem við hjá Deloitte gerðum fyrir forsætisráðuneytið nýlega þegar leitað var svara við spurningunni: „Hvernig mun samfélagið í Grindavík og Grindavík þróast til ársins 2035“ (sjá skýrslu). Þá var unnin sviðsmyndagreining til að meta flókna stöðu og mögulegar framtíðir Grindavíkur án þess að spá fyrir um líklega þróun.
Ókostur alvöru sviðsmyndagreiningar hefur sögulega verið að slík greining er, ef vel á að vera, bæði kostnaðarsöm og tímafrek. Í verkefni Deloitte og forsætisráðuneytisins um framtíð Grindavíkur var því þó ekki fyrir að fara því gervigreind var hagnýtt til aukinnar hagkvæmni, hraða og gæða afurðarinnar.
Stjórnvöld geta nýtt þessa vinnu til að meta hversu líklegt er að markmiðum stjórnvalda sé náð, að aðgerðir beri árangur eða hversu líklegt er að Grindvíkingum og Grindavík farnist vel í framtíðinni, hver sem framtíð Grindavíkur og samfélags Grindvíkinga verður.
Hentar líka þinni grein, stofnun eða fyrirtæki
Stjórnendur geta flestir, jafnvel allir, nýtt sviðsmyndagreiningu til að meta hversu góð þeirra plön eru. Eru stefna þín og áætlanir þínar háðar því að framtíðin þróist með tilteknum hætti eða munt þú vinna sigur í samkeppninni hvernig sem framtíðin verður?
Ef þú kemst að því, með því að skoða sviðsmyndagreiningu um framtíð þíns markaðar eða þíns fyrirtækis, að þú ert að setja öll eggin í sömu körfu er kominn tími til að breyta áherslum og stefnu. Sviðsmyndagreining getur, sérstaklega á tímum gervigreindar, verið snjöll, hagkvæm og skilvirk leið til að tryggja sem best að stefna þín og áherslur séu sem líklegastar til að ná árangri.
Í ljósi þessarar óvissu og að líkur á að eitthvað gerist séu óútreiknanlegar þurfa stjórnendur, og líka stjórnmálamenn, að hugsa hvernig má taka ákvarðanir byggt á öðru en (línulegri) spá um framtíðina.
Það þarf ekki að líta lengra en til ólgu sem er í heimsviðskiptunum vegna mögulegs yfirvofandi tollastríðs, rofs á trausti á alþjóðakerfinu og hnútukasti leiðtoga stórveldanna að það er kannski ekki svo snjallt að gera línulegar áætlanir út frá fortíðinni eða nútíðinni til að meta framtíðina.
Þar, og víða annars staðar, gætu sviðsmyndir komið sterkar inn.
Höfundur er meðeigandi hjá Deloitte.
