Fólkið sem allir kannast við af fundum

Það telst engin nýlunda að fundir eru mis vinsælir hjá fólki enda löngum þekkt að þeir geta verið mjög ómarkvissir.  En skýringar á því hvers vegna fundir dragast alltaf á langinn hjá sumum teymum eða missa marks geta líka falist í því hvers konar samsetning af fólki situr á fundinum. 

Hér eru lýsingar á karakterum sem allir kannast við af fundum og nokkur góð ráð fyrir fundarstjóra.

1. Sá sem talar of mikið og of lengi

Þetta geta verið fleiri en einn í hverju teymi. Á starfsmannafundum þar sem þessir einstaklingar eru þekktir er mælt með því að fundarstjóri reyni að stytta mál viðkomandi með því að segja „Við skulum heyra hvað fleiri hafa að segja....,“ eða að tilkynna að nú sé tími til að fara í næsta dagskrárlið.

2. Sá sem segir aldrei neitt

Þetta geta líka verið fleiri en einn í hverju teymi. Hér þarf stjórnandinn að velta tveimur atriðum fyrir sér: Ef viðkomandi segir aldrei neitt, er þá ástæða til að hann/hún sé á fundinum? Eða þarf fundarstjórnin að breytast þannig að hún tryggi þátttöku allra á fundi?

3. Sá sem er sammála öllu og öllum

Það eru alltaf einhverjir sem kinka hreinlega kolli við öllu sem sagt er og virðast sammála öllum. Fundarstjóri ætti hér að velta því fyrir sér að beina spurningu beint til viðkomandi þannig að hann/hún svari. Þannig getur stjórnandinn áttað sig betur á því hvernig landið liggur hjá viðkomandi í raun.

4. Sá sem veit allt best

Þessi karakter er sá fundargestur sem fundarstjóri ætti að forðast að beina spurningum til enda telur viðkomandi sig vita allt betur en aðrir. Hér er fundarstjóra bent á að þagga helst niður í viðkomandi með því að þakka fyrir innleggið. Ef starfsmaðurinn hefur þörf á að ræða meira málin gæti það verið betra fyrir liðsheildina að stjórnandinn geri það að loknum fundi. Þannig finnst þessum aðila að hann skipti máli, án þess að hann hafi haft of mikil áhrif á fundinn.

5. Sá sem talar og talar en alltaf um það sem skiptir ekki máli

Síðan er það týpan sem talar á öllum fundum en talar í rauninni ekki um neitt. Þetta er oft aðilinn sem byrjar að tala en æðir síðan úr einu í annað og áður en þú veist af er fundurinn farinn að snúast um eitthvað sem kemur málefnum dagsins akkúrat ekkert við. Eða að viðkomandi fer í svo mikil smáatriði að fundurinn verður undirlagður í umræður um eitthvað sem í raun skiptir teymið ekki máli.

Ef þessi aðili hefur áberandi áhrif á fundi er gott að vera með tímastjórnunina á hreinu og kynna í upphafi fundar að það séu takmörk á innleggi frá hverjum og einum þannig að allir komist að og umræðuefni tæmist. 

Þá er mælt með því að fundarstjórinn stýri þessum aðila aðeins með því að grípa í taumana snemma og spyrja einnar ákveðinnar spurningar sem viðkomandi fær að svara en síðan á fundurinn að halda áfram.

6. Sá sem kemur alltaf með neikvæða innleggið

Hér er síðan sá sem er sigri hrósandi þegar hann getur kastað inn einhverri erfiðri spurningu eða neikvæðu innleggi. Oft gerist þetta nokkrum sinnum á hverjum fundi en öll innlegg eru af sama meiði: Tónninn er „þetta á ekki eftir að ganga.“

Fundarstjórum er bent á að þakka fyrir innleggið og bæta gjarnan við „já ég skil hvað þú ert að segja en við skulum hugsa út frá því hvernig við getum leyst þetta….“ og halda síðan áfram. Stytta tíma viðkomandi ef þörf er á.

Eins getur verið ágætis tækni í því fólgin að spyrja viðkomandi „Hvernig myndir þú leysa þetta?“

7. Alvöru gagnrýnandinn

Stjórnendur mega ekki forðast starfsfólk sem kemur með góða gagnrýni eða rökræður. Hins vegar þarf að gæta að þeim aðilum sem setja sig alltaf í hlutverk gagnrýnandans, þ.e. á hverjum fundi. Fundarstjórum er því jafnvel bent á að ná stuttu tali við þennan aðila fyrir fund. Til dæmis að spyrja „Varstu eitthvað búin að mynda þér skoðun á…..?“

Aðalmálið hér er oft tímastjórnunin því þessi karakter á það til að þreyta aðra starfsmenn með sínum rökræðum. Hér skiptir líka miklu máli að stjórnandinn sjálfur sé það vel upplýstur og undirbúinn að spurningum sé öllum fljótsvarað. 

8. Sá sem truflar 

Hér er síðan sá sem truflar alla á fundinum með hegðun sinni. Er til dæmis alltaf að kíkja á símann sinn. Hreyfa sig. Sýna að hann/hún sé að bíða eftir að fundi lýkur o.s.frv. 

Fundarstjórum er bent á að beina að minnsta kosti einni spurningu að þessum aðila. Þetta verður oft til þess að viðkomandi fer að fylgjast meira með á fundum vitandi það að mjög líklega verður hann/hún spurður að einhverju. 

9. Húmoristinn

Það gerir öllum teymum gott að hlæja svolítið. Hins vegar geta húmoristar dregið úr inntaki funda eða lengt í fundum ef brandara er kastað inn í umræðuna í tíma og ótíma og það undantekningarlaust á öllum fundum.

Hér er fundarstjóra bent á að efla sjálfstraustið hjá viðkomandi. Kasta inn á fundinn einhverju hrósi um viðkomandi, þó ekki á kostnað annarra eða án þess að hrósa öðrum.

10. Sá sem mætir án þess að vera á fundinum

Síðan er það fólkið sem leiðist svo á fundum að það er í raun ekki á staðnum þótt það mæti. Hér þarf fundarstjórinn auðvitað að líta í eiginn barm og velta fyrir sér hvort eitthvað í fundarfyrirkomulagi þurfi þá að breytast.

Oft hefur þetta fólk eitthvað að segja sem væri gott að heyra frá viðkomandi. Því er mælt með því að hér reyni fundarstjórar að virkja viðkomandi með því að beina spurningum til hans/hennar.

Þá er líka hægt að vera með almennar reglur á fundum um að fólk til dæmis skilji eftir símana sína og fleira á meðan á fundum stendur.