Mikilvægt að stjórnendur setji eftirlitsgleraugun á sig reglulega

„Til dæmis erum við orðin mjög góð í að vinna vel með allar tölulegar upplýsingar í rekstri, styðjast við umhverfisvísa, huga vel að vinnuaðstöðu fólks og svo framvegis. En þegar kemur að góðum samskiptum er eins og það sé gengið út frá því að allir séu búnir að lesa sömu leiðbeiningarnar um það hvernig þessi sjálfvirka samskiptavél virkar. Það er auðvitað ekki svo.“

Liður í markmiði Kvennaverkfallsins í síðustu viku var að vekja athygli á nauðsyn þess að sporna við kynbundnu ofbeldi. Af því tilefni stóð UAK, félag Ungra athafnakvenna, fyrir ráðstefnunni Tölum um ofbeldi.

Ragnhildur var einn fyrirlesara á ráðstefnu UAK og þar ræddi hún um félagslegt öryggi á vinnustað og hversu mikilvægt það er að tryggja starfsfólki þetta öryggi, meðal annars til að auka á jafnrétti og sporna við ofbeldi.

EKKO fyrir alla vinnustaði

Auðnast var stofnað árið 2014 og segir Ragnhildur margt hafa breyst í atvinnulífinu síðan þá. Til dæmis hafi hugtakið félagslegt öryggi starfsfólks varla þekkst fyrir áratug síðan. Með breytingu á reglugerð árið 2015 og aukinni vitundavakningu um andlega heilsu og líðan fólks, fór boltinn þó aðeins að rúlla.

Sem í framhaldinu fæddi af sér EKKO viðmiðin.

Ragnhildur segir þjónustu Auðnast tvískipta: Annars vegar að þjónusta atvinnulífið um allt er varðar heilsu- og félagslegt öryggi starfsfólks en hins vegar að þjónusta einstaklinga sem sálfræðiklínik.

Ragnhildur segir gífurlega þekkingu hafa myndast innanhús hjá Auðnast frá því að fyrirtækið fór að þjónusta vinnustaði þannig að félagslegt öryggi þeirra sé tryggt.

En um hvað snýst félagslegt öryggi eða EKKO?

EKKO skammstöfunin stendur fyrir: Einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundnu áreiti og ofbeldi og segir Ragnhildur að í raun hafi allir vinnustaðir fengið það tækifæri upp í hendurnar árið 2015, að innleiða EKKO hjá sér, því með nýrri reglugerð gafst tækifæri til að skoða málaflokkinn betur.

Ragnhildur segir mikilvægt að stjórnendur líti á félagslegt öryggi sem jafn nauðsynlegt öryggi og önnur öryggiskerfi á vinnustöðum.

Stjórnendur fara rólegir að sofa því að vinnustaðurinn er með þjófavarnakerfi sem lætur vita ef einhver reynir að brjótast inn. 

Það sama gildir með EKKO. Þar erum við með kerfi til að tryggja félagslegt öryggi starfsfólks sem er alveg jafn mikilvægt öryggiskerfi fyrir vinnustaðinn.“

Eftirlitsgleraugu stjórnenda

Hjá Auðnast felur þjónusta EKKO í sér stjórnendaþjálfun, fræðslu fyrir starfsfólk og fleira sem stuðlar að öryggi fólks og góðum samskiptum.

Þá hafa mannauðsteymi og stjórnendur með mannaforráð beinan aðgang að EKKO fagaðilum Auðnast og þeir vinnustaðir sem eru með þjónustusamninga geta einnig tryggt starfsfólkinu sínu aðgang að fagaðila ef eitthvað kemur upp.

„Fólk vill ekkert alltaf tala við yfirmanninn þótt þeim líði illa eða upplifi eitthvað óviðunandi. Ímyndum okkur til dæmis að það sé starfsmaður sem eigi það til um hver mánaðarmót að hegða sér einhvern veginn öðruvísi en venjulega. Segja eitthvað óviðeigandi eða hegða sér á óviðunandi hátt. Þessi hegðun getur haft mikil og slæm áhrif á líðan annarra,“ segir Ragnhildur og bætir við:

„En margir vilja ekki vera starfsmenn sem klaga. Með þjónustusamningi við Auðnast geta starfsmenn sent tölvupóst til EKKO fagaðila hjá Auðnast, sem byrjar þá á því að gefa viðkomandi góð ráð til að bregðast við aðstæðum. Eða stígur inn í aðstæður sem óháður aðili ef tilefni þykir til.“

Ragnhildur segir að í stjórnendaþjálfun Auðnast sé ýmislegt kennt.

Til dæmis það að stjórnendur fari reglulega úr þeim stellingum að vera að verkefnastýra og í þær stellingar að vera með eftirlitsgleraugun. 

Með þessum eftirlitsgleraugum getur stjórnandinn betur og fyrr greint rauð flögg og fleira sem spornar við vanlíðan eða félagslegu óöryggi starfsfólks.“

Sem dæmi um rauð flögg nefnir Ragnhildur:

Samskiptavanda

Álag á starfsfólk

Áreiti á starfsfólk

Miklar breytingar á vinnustaðnum

Ytri þættir

Dæmi um ytri þætti gæti til dæmis verið þegar vinnustaður er mikið í fréttum fjölmiðla eða upplýsingar yfirvofandi um að breytingar séu framundan.

„Það hefur sýnt sig að sýnileiki stjórnenda á svona stundum skiptir miklu máli. Því þá þarf stjórnandinn að vera til staðar fyrir starfsfólk, veita sterka endurgjöf og okkar reynsla er sú að þessi sýnileiki komi oft í veg fyrir að samskiptavandi fer að þróast innan fyrirtækisins.“

Annað dæmi gætu verið breytingar sem snúa að persónulegum högum starfsfólks.

„Starfsmaður sem er að fara í gegnum lífskreppu, fjárhagsvanda, heilsurest eða eitthvað sambærilegt er viðkvæmari í sinni færni til samskipta. Stjórnandi stígur ekki endilega inn í þessi mál, en stjórnendur bera ábyrgð á því að starfsfólkinu líði vel á vinnustaðnum og það getur verið hluti af eftirlitshlutverki stjórnandans að vera þá vakandi yfir því hvort þessi mál viðkomandi starfsmanns, séu að hafa áhrif á samskipti annarra starfsmanna.“

Hvað má og hvað má ekki?

Ragnhildur segir kynslóðamun á vinnumarkaði líka ein af þeim breytingum sem orðið hafa á síðustu árum. Yngri kynslóðir séu með allt önnur viðhorf en þær eldri um hvað má og má ekki. EKKO viðmiðin séu góð leið til að vinna með þetta.

„Þegar við erum að tala um góð samskipti erum við ekki að tala um boð og bönn, heldur frekar að fræða til að eyða fordómum. Fordómar byggja á óöryggi fólks og þess vegna er svo mikilvægt að mæta því óöryggi fólks með því að upplýsa það um í hverju góð samskipti felast og hvaða úrræði eru til staðar ef samskipti eru það ekki.“

Oft sé fólk til dæmis ekki með á hreinu hvað má og hvað má ekki.

„Í dag er ekki nóg að segja; já en þetta hefur alltaf verið leyft svona. Því þó svo það hafi verið, þýðir það ekki endilega að það sé samþykkt. Í stjórnendaþjálfuninni okkar þjálfum við stjórnendur ekki aðeins að setja eftirlitsgleraugun á sig heldur líka hvernig jákvæð samskipti skipta sköpum um það hvernig hægt er að leysa úr ágreiningi eða að koma í veg fyrir að ágreiningur eða samskiptavandi komi upp.“

Enda segir Ragnhildur það geta verið afar persónubundið hvernig við upplifum sum mörk.

„Stundum erum við til dæmis spurð að því hvort það sé ekki bara best að banna það á vinnustaðnum að faðma annað fólk. Því faðmlag getur verið svo mikið vesen,“ segir Ragnhildur og bætir við:

En faðmlag þarf ekkert endilega að vera það. Við erum bara mismunandi hvað faðmlög varðar. EKKO viðmiðin hjálpa okkur að búa til leiðir til þess að segja:

 „Ég er týpan sem er gjörn á að faðma,“

 á meðan aðrir geta sagt 

„Ég er týpan sem fíla ekki faðmlög.“

Ragnhildur segir það líka hafa breyst verulega á síðustu árum, hversu mikill áhugi sé hjá stjórnendum um þessi mál í dag.

Almennt sé það þó þannig að þótt ríkjandi stjórnendahópur sé enn af eldri kynslóðinni, sé hennar upplifun þó sú að stjórnendur hafa mikinn áhuga á að skilja betur og læra hvað má og má ekki, hverju þurfi að breyta eða vera vakandi yfir.

„Ef ég var með þriggja klukkustunda fyrirlestur á vinnustað fyrir #metoo var ég gjarnan spurð af því af stjórnendum hvort þeir þyrftu að hlusta allan tímann. Svona spurningar fær maður ekki frá stjórnendum í dag.“

Eitt af því sem hefur þó komið Ragnhildi á óvart er hversu algengt það er að vinnustaðir vanmeti sálrænt ofbeldi.

„Við vanmetum oft mátt orða. Þess vegna þurfum við að fræða og þjálfa fólk vel í góðum samskiptum. Að kenna hvort öðru í hverju góð samskipti felast og hversu mikilvægt það er að við veljum orðin okkar vel.“

Aftur leiði þetta til þess hversu mikilvægur liður það er að þjálfa góð samskipti á vinnustað.

„Við rákum okkur fljótt á það hjá Auðnast að hér áður fyrr voru mál oft að koma inn á borð til okkar svo seint. Þegar allt var komið í hnút vegna samskiptaágreinings eða óviðunandi háttsemi. EKKO samstarfið okkar við vinnustaðina hefur hins vegar skilað því að oft þarf bara eitt samtal til þess að koma í veg fyrir að einhver vandi þróist áfram og verði meiri.“

Almennt snúist EKKO líka um þá þróun að það sé sjálfsögð krafa í dag að stjórnendur vinni að því markvisst að starfsfólki vinnustaðarins líði sem best. Sem Ragnhildur segir að sé á endanum alltaf til góða því að aukin vellíðan fólks skili sér alltaf margfalt til baka til vinnustaðarins.

„Enda hef ég ekki enn hitt starfsmann sem þykir ekki væn um það þegar yfirmaðurinn sýnir áhuga á líðan þess.“